Het probleem
In veel bedrijven zit belangrijke kennis bij een paar experts. Zij weten hoe de oudste systemen werken, wie je belt als er iets kapotgaat en hoe je problemen oplost die in geen enkele handleiding staan.
Als die experts met pensioen gaan of een nieuwe baan nemen, gaat wat ze weten met hen mee. De collega's die achterblijven, moeten alles opnieuw uitzoeken, en dat kost tijd en leidt tot fouten.
Hoe organisaties dit meestal aanpakken
Bedrijven proberen dit meestal op te lossen door de expert in de laatste twee weken een overdrachtsdocument te laten schrijven. Dat is te laat. Een document kan wachtwoorden en dagelijkse taken opsommen, maar geen jaren ervaring, stille gewoontes of de aanpak van een echte crisis vastleggen.
Hoe mentoring dit oplost
Mentoring betekent dat een ervaren persoon een collega regelmatig spreekt, maandenlang, met een duidelijk doel. Het doel is hier kennis doorgeven. De expert en de collega die het overneemt, spreken elkaar elke twee weken, vaak tijdens echt werk, om beslissingen te bespreken en samen problemen op te lossen.
Omdat ze lang voor het vertrek van de expert beginnen, is er tijd om te oefenen. De collega kijkt eerst mee, helpt dan, en doet ten slotte het werk terwijl de expert meekijkt. Als de expert vertrekt, is de collega er klaar voor.
Hoe het werkt op Mentornity
Experts en collega's koppelen
Mentornity AI en je matchingregels stellen een koppeling voor tussen de expert en de collega die het overneemt. Je team keurt elke koppeling met één klik goed.
Elke twee weken een gesprek
Experts stellen hun vrije uren één keer in, en die komen elke week terug. Collega's boeken zelf een tijdslot, en beiden krijgen een agenda-uitnodiging met een videolink.
Na elk gesprek een volgende stap
Elk gesprek eindigt met een opgeschreven volgende stap. De avond voor het volgende gesprek krijgt iedereen een overzicht, en daarna volgt een herinnering om feedback te geven.
Hulp als gesprekken stoppen
Hebben een expert en collega elkaar 30 dagen niet gesproken, dan verschijnen ze op een lijst met stille koppelingen. Mentornity AI stelt een e-mail voor om hen weer op gang te helpen.
Of een mentorpool, met regels
Niet elk programma heeft vaste koppelingen nodig. In een poolprogramma zetten mentoren hun vrije uren open en boeken medewerkers die zelf. Regels bepalen nog steeds wie wie te zien krijgt: een engineer ziet bijvoorbeeld alleen mentoren van andere afdelingen.
Wat de mentor ziet
Wat de mentee zietWat je kunt meten
Je team ziet elk geboekt en afgerond gesprek in één lijst.
Een wekelijkse polsslag vraagt hoe de week ging, met een score van één tot vijf, en collega's kunnen je team om hulp vragen.
Vragenlijsten aan het begin en aan het eind laten zien hoe zeker de collega zich nu voelt om het werk alleen te doen.
Vragen
Kunnen we het programma kopiëren voor andere afdelingen?
Ja. Als je een programma kopieert, gaan de sessies, formulieren, matchingregels en de programmaovereenkomst mee.
Moeten we iedereen met de hand koppelen?
Nee. Mentornity AI en je matchingregels stellen koppelingen voor. Je team hoeft ze alleen te bekijken en goed te keuren.
Hoe weten we of de kennisoverdracht werkt?
De vragenlijsten aan het begin en aan het eind meten hoe zeker de collega zich voelt. Je kunt ook de wekelijkse polsslag bekijken om te zien of er hulp nodig is.