Le problème
Dans beaucoup d’entreprises, les savoirs clés reposent sur quelques experts. Ils savent comment fonctionnent les systèmes les plus anciens, qui appeler quand quelque chose casse et comment régler des problèmes qui ne figurent dans aucun manuel.
Quand ces experts partent à la retraite ou changent de poste, ce qu’ils savent part avec eux. Les collègues qui restent doivent tout redécouvrir, ce qui coûte du temps et provoque des erreurs.
Ce que font d’habitude les organisations
Les entreprises essaient en général d’y remédier en demandant à l’expert de rédiger un document de passation pendant ses deux dernières semaines. C’est trop tard. Un document peut lister des mots de passe et des tâches quotidiennes, mais pas des années d’expérience, des habitudes discrètes ou la façon de gérer une vraie crise.
Ce que le mentorat change
Le mentorat, c’est une personne expérimentée qui rencontre régulièrement un collègue, pendant des mois, avec un objectif clair. Ici, l’objectif est de transmettre un savoir. L’expert et le collègue qui prendra sa suite se voient toutes les deux semaines, souvent pendant le travail réel, pour discuter des décisions et résoudre des problèmes ensemble.
Comme ils commencent bien avant le départ de l’expert, il reste du temps pour pratiquer. Le collègue observe, puis aide, et finit par faire le travail sous le regard de l’expert. Au moment du départ, le collègue est prêt.
Comment cela fonctionne sur Mentornity
Associer experts et collègues
Mentornity AI et vos règles de mise en relation proposent d’associer l’expert au collègue qui prendra sa suite. Votre équipe valide chaque mise en relation en un clic.
Des rencontres toutes les deux semaines
Les experts indiquent une seule fois leurs créneaux libres, qui se répètent chaque semaine. Les collègues réservent eux-mêmes un créneau, et chacun reçoit une invitation d’agenda avec un lien vidéo.
Une prochaine étape après chaque rencontre
Chaque rencontre se termine par une prochaine étape écrite. La veille de la rencontre suivante, chacun reçoit un récapitulatif, puis un rappel pour laisser un retour une fois la rencontre passée.
De l’aide quand les rencontres s’arrêtent
Si un expert et un collègue ne se sont pas vus depuis 30 jours, ils apparaissent sur une liste des relations silencieuses. Mentornity AI propose un mail pour les aider à reprendre.
Ou un vivier de mentors, avec des règles
Tous les programmes n’ont pas besoin de mises en relation fixes. Dans un programme en vivier, les mentors ouvrent leurs créneaux libres et les salariés les réservent eux-mêmes. Des règles décident toujours qui voit qui : par exemple, un ingénieur ne voit que des mentors d’autres services.
Vue du mentor
Vue du mentoréCe que vous pouvez mesurer
Votre équipe voit toutes les rencontres réservées et réalisées dans une seule liste.
Un baromètre hebdomadaire demande de noter la semaine de un à cinq, et les collègues peuvent demander de l’aide à votre équipe.
Des enquêtes au début et à la fin montrent à quel point le collègue se sent désormais capable de faire le travail seul.
Questions
Pouvons-nous dupliquer le programme pour différents services ?
Oui. Quand vous dupliquez un programme, les séances, les formulaires, les règles de mise en relation et l’accord de programme sont repris.
Devons-nous faire toutes les mises en relation à la main ?
Non. Mentornity AI et vos règles de mise en relation vous proposent des mises en relation. Votre équipe n’a plus qu’à les vérifier et à les valider.
Comment savoir si la transmission fonctionne ?
Les enquêtes au début et à la fin mesurent l’assurance du collègue. Vous pouvez aussi consulter le baromètre hebdomadaire pour voir s’il a besoin d’aide.