El problema
En muchas empresas, el conocimiento clave está en manos de unos pocos expertos. Saben cómo funcionan los sistemas más antiguos, a quién llamar cuando algo se rompe y cómo resolver problemas que no están en ningún manual.
Cuando estos expertos se jubilan o cambian de trabajo, lo que saben se va con ellos. Los colegas que se quedan tienen que descubrirlo todo de nuevo, lo que cuesta tiempo y provoca errores.
Cómo suelen gestionarlo las organizaciones
Las empresas suelen intentar resolverlo pidiendo al experto que escriba un documento de traspaso en sus dos últimas semanas. Es demasiado tarde. Un documento puede listar contraseñas y tareas diarias, pero no puede recoger años de experiencia, hábitos discretos ni cómo manejar una crisis real.
Cómo lo resuelve la mentoría
En la mentoría, una persona con experiencia se reúne con un colega con regularidad, durante meses, con un objetivo claro. Aquí, el objetivo es transmitir conocimiento. El experto y el colega que tomará el relevo se reúnen cada dos semanas, a menudo durante el trabajo real, para comentar decisiones y resolver problemas juntos.
Como empiezan mucho antes de que el experto se vaya, hay tiempo para practicar. El colega observa, luego ayuda y por último hace el trabajo mientras el experto observa. Cuando el experto se va, el colega está listo.
Cómo funciona en Mentornity
Asignar expertos y colegas
Mentornity AI y tus reglas de asignación proponen una asignación entre el experto y el colega que tomará el relevo. Tu equipo aprueba cada asignación con un clic.
Reuniones cada dos semanas
Los expertos fijan sus horas libres una vez, y se repiten cada semana. Los colegas reservan un horario por su cuenta, y ambos reciben una invitación de calendario con un enlace de video.
Un próximo paso después de cada reunión
Cada reunión termina con el próximo paso por escrito. La noche antes de la siguiente reunión, todos reciben un resumen, y después llega un recordatorio para dejar su opinión.
Ayuda cuando las reuniones se detienen
Si un experto y un colega llevan 30 días sin reunirse, aparecen en una lista de mentorías en silencio. Mentornity AI sugiere un correo para ayudarles a retomarlas.
O una bolsa de mentores, con reglas
No todos los programas necesitan asignaciones fijas. En un programa abierto, los mentores publican sus horas libres y los empleados las reservan por su cuenta. Las reglas siguen decidiendo quién ve a quién: por ejemplo, un ingeniero solo ve mentores de otros departamentos.
Lo que ve el mentor
Lo que ve el menteeQué puedes medir
Tu equipo ve en una sola lista todas las reuniones reservadas y realizadas.
Un pulso semanal pregunta cómo fue la semana con una puntuación del uno al cinco, y los colegas pueden pedir ayuda a tu equipo.
Las encuestas al inicio y al final muestran cuánta confianza siente ahora el colega para hacer el trabajo solo.
Preguntas
¿Podemos copiar el programa para distintos departamentos?
Sí. Cuando copias un programa, las sesiones, los formularios, las reglas de asignación y el acuerdo del programa se copian con él.
¿Tenemos que asignar a todos a mano?
No. Mentornity AI y tus reglas de asignación te proponen las asignaciones. Tu equipo solo las revisa y las aprueba.
¿Cómo sabemos si la transferencia de conocimiento funciona?
Las encuestas al inicio y al final miden cuánta confianza siente el colega. También puedes mirar la puntuación del pulso semanal para ver si necesita ayuda.