Hoe word ik in Mentornity aan een mentor gematcht?

Dat hangt af van de opzet van je programma. Sommige programma's koppelen je rechtstreeks aan een mentor. Andere laten je door mentoren bladeren en een verzoek sturen, dat de mentor of het programmateam goedkeurt, of waarmee de match meteen begint. In poolprogramma's is er helemaal geen matchingstap: je boekt rechtstreeks tijd in de gepubliceerde beschikbaarheid van een mentor. De gids in de app vertelt je wat er voor jou geldt.

Kan ik als mentee zelf beschikbaarheid aanmaken?

Nee. Beschikbaarheid wordt aangemaakt door mentoren, niet door mentees. Heeft een mentor geen open slots die je kunt boeken, vraag dan rechtstreeks, via een bericht of via het programma, of hij of zij er een paar toevoegt, of zelf een afspraak met je aanmaakt.

Kan ik de match met mijn mentor zelf beëindigen?

Niet rechtstreeks. Aan de kant van de mentee is er geen knop om een match zelf te beëindigen of te wijzigen. Stuur een supportverzoek waarin je de situatie beschrijft, dan regelt het programmateam het, inclusief een nieuwe match als dat passend is.

Krijg ik automatisch een certificaat als ik al mijn sessies heb afgerond?

Nee. Als je aan alle eisen voldoet, zoals een bepaald aantal sessies of formulieren, verandert je status voor het certificaat, maar een beheerder moet het certificaat nog publiceren voordat het voor je beschikbaar is.

Wat als ik in een startup- of groepsprogramma zit in plaats van één-op-één mentoring?

De app werkt op dezelfde manier, met een extra onderdeel Groepen voor zaken als het profiel van je groep bewerken of een teamgenoot toevoegen. Een startupprogramma is dezelfde opzet voor groepsmentoring met een andere benaming.

Mentornity-handleiding voor mentees: zo werkt de app

Mentornity is de software waarop je mentor-, coach- of startupprogramma draait: één account waarin je je profiel invult, een mentor vindt of aan een mentor wordt gematcht, afspraken boekt en voorbereidt, en de formulieren invult die je programma vraagt. Deze handleiding neemt je als mentee mee door de hele app, welke opzet je programma onder de motorkap ook gebruikt. Programma’s geven deze rol vaak een andere naam, bijvoorbeeld mentee, student, coachee of ondernemer; de schermen en stappen hier zijn hetzelfde, welke benaming er ook op het scherm staat.

Hoe word je mentee in een programma?

Je komt binnen via een uitnodiging, of door je aan te melden als je programma een openbare aanmeldpagina heeft.

De meeste programma’s nodigen je per e-mail uit. Open je de uitnodiging, dan kom je op een aanmeldpagina: vul je e-mailadres in en je krijgt een eenmalige inloglink, met een eenmalige code als reserve als de link lang op zich laat wachten. Ben je al bij Mentornity aangemeld met het uitgenodigde adres, dan zie je een knop Accepteren en doorgaan. Controleer dus of de uitnodiging echt voor jou bedoeld is voordat je accepteert.

Sommige programma’s tonen in plaats daarvan een openbare aanmeldpagina waar je je naam, e-mailadres en een korte reeks vragen van het programma invult. Heeft het programmateam je aanmelding bekeken, dan krijg je dezelfde soort uitnodiging en doorloop je hetzelfde aanmeldproces.

Voordat je binnenkomt, kan je gevraagd worden een of meer programmaovereenkomsten te accepteren, elk met een eigen vinkje en een link naar de volledige tekst. Je kunt een specifieke overeenkomst afwijzen met Niet nu zonder dat dit gevolgen heeft voor andere programma’s waar je in zit. Wijzigt het programma later een overeenkomst, dan word je gevraagd die opnieuw te bekijken.

De eerste keer dat je binnenkomt, leidt een korte welkomstwizard je door je profiel, eventuele programmaspecifieke informatie, instellingen zoals je tijdzone, en integraties. Doe je mee aan een groeps- of startupprogramma, dan verschijnt hier een extra stap voor je groep, die verderop wordt behandeld.

Hoe maak je je profiel compleet?

Je profiel is wat mentoren of programmateams zien als er wordt gematcht, dus vul het volledig in, vooral de velden die je programma voor matching gebruikt. Je bewerkt je profiel op elk moment via het accountmenu, niet alleen tijdens de welkomstwizard.

Hoe vind je een mentor of word je aan een mentor gematcht?

Een mentee bladert door een lijst met beschikbare mentoren, met profielen en specialismen Mentornity ondersteunt meerdere manieren waarop programma’s dit inrichten, en de gids in de app vertelt je welke voor jou geldt:

Gematcht door het programmateam. Het team kiest je mentor rechtstreeks; je kiest of vraagt zelf niemand aan.
Jij vraagt aan, het programmateam keurt goed. Blader door de lijst met mentoren, stuur een verzoek naar iemand die past bij wat je zoekt, en het programmateam bevestigt het.
Jij vraagt aan, de mentor keurt goed. Je kiest een mentor, en de match begint zodra die mentor je verzoek accepteert.
Directe match bij je keuze. Je kiest een mentor en de match begint meteen, zonder goedkeuringsstap.
Pool, zonder formele matching. Er is helemaal geen matchingrelatie. Je boekt rechtstreeks tijd in de gepubliceerde beschikbaarheid van elke mentor die daarvoor in aanmerking komt, per afspraak.

Beperkt je programma hoeveel mentoren je kunt kiezen of met hoeveel je gematcht kunt zijn, dan toont de gids in de app die limiet.

Een match beëindigen of wijzigen kun je als mentee niet zelf doen: open het supportformulier en beschrijf wat je nodig hebt, dan regelt het programmateam het.

Een mentor vinden helpt je een goede keuze te maken zodra je de lijst ziet, en vragen aan je mentor helpt je het meeste te halen uit je verzoek of het eerste gesprek.

Hoe boek je een afspraak?

Een mentee boekt een beschikbaar tijdslot in de agenda van een mentor Mentees maken geen eigen beschikbaarheid aan; alleen mentoren publiceren open slots. Hoe een afspraak in de agenda komt, hangt af van je programma:

Publiceert je mentor beschikbaarheid, open dan zijn of haar profiel en kies een geschikte tijd uit de open slots. In poolprogramma’s wordt elke afspraak zo geboekt: open het profiel van een mentor via de pagina Mentoren en boek van daaruit.
Kun je zelf rechtstreeks afspraken aanmaken, open dan het profiel van je mentor en gebruik Vergadering aanmaken om een tijd te kiezen.
Geldt geen van beide, maar kunnen mentoren afspraken aanmaken, dan maakt je mentor de afspraak aan en krijg je een uitnodiging en herinneringen per e-mail; je hoeft zelf niets te doen om hem in de agenda te krijgen.
Geldt niets van het bovenstaande, dan regelt het programmateam afspraken voor je.

Kun je het profiel van je mentor zien, maar zijn er geen open slots om te boeken en kun je zelf geen afspraak aanmaken, stuur je mentor dan een bericht en vraag of hij of zij beschikbaarheid toevoegt of rechtstreeks een afspraak met je inplant.

Staat een afspraak eenmaal vast, dan kunnen jij of je mentor hem verzetten met Bijwerken of annuleren met Annuleren, en krijgt de ander een melding. Zie je die knoppen niet, dan staan de regels van je programma die actie bij die afspraak niet toe voor jou.

Hoe kies je een video- of afspraakoptie, en wat als het misgaat?

Duopagina van een mentee met het profiel van de mentor, afsprakengeschiedenis en gedeelde notities Wie de afspraak aanmaakt, kiest waar die plaatsvindt: de eigen video in het platform van Mentornity, Jitsi Meet (geen account nodig), Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Ergens anders, een eigen locatie zoals een adres of een externe link. Gebruikt je mentor Zoom, Google Meet of Teams, dan moet die aanbieder aan zijn of haar kant gekoppeld zijn; jij hoeft zelf niets te koppelen om deel te nemen, behalve misschien een gratis account voor een externe tool zoals Jitsi als die daarom vraagt.

Is het account achter de gekozen locatie ontkoppeld, dan wordt de afspraak toch aangemaakt, alleen zonder link, in plaats van te worden geblokkeerd. Open je een afspraak en staat er geen link, stuur je mentor dan een bericht in plaats van aan te nemen dat de afspraak is geannuleerd; zodra je mentor het account opnieuw koppelt, krijgen komende afspraken hun link.

Ook je eigen tijdzone doet hier ertoe: open het accountmenu en controleer bij Datum, tijd & taal je tijdzone, tijdnotatie en datumnotatie, zodat een geboekte afspraak op de juiste lokale tijd voor jou staat.

Hoe bereid je je voor en haal je het meeste uit een afspraak?

De voorbereiding ligt grotendeels bij jou, want de afspraak gaat over jouw situatie en je mentor kan alleen werken met wat jij inbrengt. Koppelt je programma een formulier aan een afspraak, bijvoorbeeld een formulier voor of na de afspraak, open het dan vanaf de pagina van de afspraak; een formulier dat je al hebt beantwoord, opent weer ingevuld, zodat je het kunt nalezen of bijwerken in plaats van opnieuw te beginnen.

Je voorbereiden op een mentorgesprek en doelen stellen met je mentor gaan hier dieper op in, zodra je weet hoe boeken en formulieren in de app zelf werken.

Hoe stuur je je mentor een bericht?

Open het profiel van je mentor en gebruik Bericht sturen; berichten leveren ook een e-mailmelding op, dus je mentor hoeft de app niet in de gaten te houden. Of je iedereen in het programma een bericht kunt sturen, alleen je gematchte mentor of niemand rechtstreeks, hangt af van de instellingen van je programma. Blijft een bericht een tijd onbeantwoord, gebruik dan het supportformulier in plaats van buiten het platform te escaleren.

Wat zijn taken, berichten van het programma en certificaten?

Startpagina van een mentee met taken, komende afspraken en berichten van het programma Taken. Gebruikt je programma takenlijsten, dan toont een kaart Taken op je startpagina je openstaande items, en de volledige lijst open je via Takenlijsten in het menu. Het is een checklist om zelf bij te houden, geen drempel: een onafgeronde taak blokkeert nooit iets in de app.

Berichten van het programma. Aankondigingen van het programma verschijnen bij de aankondigingen op je startpagina; open er een om het volledige bericht te lezen, dat ook ingesloten media kan bevatten.

Certificaten. Biedt je programma een certificaat aan, dan volgt de pagina Mijn certificaat je voortgang ten opzichte van de eisen van het programma, bijvoorbeeld afgeronde sessies of formulieren, en toont een voorbeeld van het uiteindelijke ontwerp. Voldoe je aan alle eisen, dan wordt je status bijgewerkt, maar het certificaat wordt niet automatisch uitgereikt: een beheerder moet het publiceren voordat je certificaat voor je beschikbaar is.

In een startup- of groepsprogramma

Deelt je programma mentees in teams in, vaak een startup, bedrijf of groep genoemd, afhankelijk van hoe het programma ze heeft hernoemd, dan werken een paar dingen anders dan bij één-op-één mentoring:

Er verschijnt een onderdeel Groepen in de gids in de app. Je maakt je groep aan tijdens de welkomststappen of sluit je aan via een uitnodiging, en via Profiel & instellingen bewerk je het profiel van de groep en voeg je een teamgenoot toe die al deelnemer van het programma is. Zit die persoon nog niet in het programma, gebruik dan het supportformulier.
Een groep verlaten kun je niet zelf. Moet je eruit, stuur dan een supportverzoek; het programmateam regelt het aan hun kant.
Afspraken zijn op groepsniveau. Een afspraak met je mentor wordt aangemaakt voor het hele team: elk lid wordt uitgenodigd, en afspraaknotities worden met de groep gedeeld in plaats van één op één.
Wil je één teamgenoot privé een bericht sturen in plaats van de hele groep, open dan eerst het profiel van de groep en vanuit daar het individuele profiel van die persoon.

Een startupprogramma is dezelfde opzet voor groepsmentoring die in deze hele handleiding wordt beschreven, met de benamingen voor rol en groep aangepast; matching, boeken, formulieren, berichten, taken en certificaten werken allemaal zoals hierboven beschreven.

Voor een volledige vergelijking van de programma-opzetten van Mentornity, zie modellen voor mentorprogramma’s. Voor de kant van de mentor in dezelfde app, zie de Mentornity-handleiding voor mentoren. Voor meer over video- en agenda-opties, zie videogesprekken in Mentornity.